Données de base du système GPS-Emplacement, Date et Heure

Notre objectif est d’aider nos lecteurs à utiliser les données du système de suivi GPS pour les opérations de routine, ce qui permet d’obtenir un retour sur investissement plus élevé. Cette nouvelle série est fournie par M. Najm Chaarani, notre directeur du développement de produits.

Les propriétaires d’entreprise sont généralement conscients de la capacité du dispositif de suivi GPS à signaler un emplacement ainsi que la date et l’heure. Presque chaque système de suivi de véhicule fournit beaucoup plus que de simples données de localisation. Notre objectif est d’utiliser uniquement l’emplacement GPS, l’heure et la date fournis par les dispositifs de suivi GPS pour automatiser certaines de vos tâches professionnelles standard.

Suivi de la paie et de la facturation – le Faible Fruit suspendu

De nombreuses entreprises qui utilisent des véhicules dans leurs opérations quotidiennes doivent également suivre les heures de démarrage et d’arrêt. Le suivi du début et de la fin de la journée ouvrable à des fins de paie n’est qu’un des moyens simples de capturer le retour sur investissement. Une autre consiste à faciliter la facturation sur un temps passé à un endroit, comme sur un chantier. Les dispositifs de suivi GPS et leurs systèmes de rapports collectent déjà ces informations. Les données du système GPS sont accessibles aux utilisateurs en interrogeant les données en ligne. La livraison de rapports planifiés automatiquement est normalement une configuration assez rapide. Il existe également des applications mobiles qui peuvent être utilisées pour que le conducteur entre les heures de début et d’arrêt associées à un emplacement si les zones ne sont pas utilisées.

Utilisation des données du Système GPS pour automatiser les rapports sur les heures de paie

En gros, les systèmes de suivi GPS pour les véhicules incluent la possibilité d’utiliser des zones. Il existe de nombreux noms utilisés par les fournisseurs de systèmes pour les zones. Géofences, géozones, points de repère et points d’intérêt sont des termes courants. Ils offrent tous la même possibilité de définir un emplacement sur une carte sur lequel les rapports sont ensuite basés. Pour les entreprises qui utilisent l’heure de démarrage et d’arrêt du véhicule pour la paie, créez simplement une zone autour du point de départ quotidien. Dans la plupart des cas, ce sera votre bureau ou la maison de l’employé. Créez une autre zone autour du point de terminaison quotidien. Plusieurs fois, le point de terminaison est le même que le point de départ. Dans ces cas, la même zone peut être utilisée.

Une fois les zones créées, un rapport peut être planifié. Le système GPS fournira périodiquement un rapport qui comprend les dates et heures d’entrée et/ou de sortie de chaque véhicule à partir des zones désignées. Cela permet de fournir de manière proactive les heures de début et de fin de chaque véhicule aux services de ressources humaines ou de facturation automatiquement selon le calendrier requis.

Définition Des lieux D’emploi

En utilisant la fonction zone ou geofence d’un système GPS, les emplacements de travail peuvent également être définis dans le système. En outre, vous pouvez créer des emplacements dans le système pour les fournisseurs tels que les fournisseurs de pièces et les emplacements de ravitaillement. Si votre système permet le codage couleur ou la classification de types de zones, cela peut être très utile. Une fois que les emplacements sont pratiquement définis, la majorité des systèmes GPS offrent la possibilité de spécifier le suivi ou la déclaration de l’entrée, de la sortie, de l’heure à l’intérieur ou à l’extérieur d’une zone d’un véhicule. Le système peut ensuite être configuré pour signaler les informations aux services de facturation.

Les heures d’entrée et de sortie fournissent les points d’arrêt/de départ pour la facturation horaire. De plus, l’utilisation des zones fournisseurs permet d’identifier le temps passé en dehors d’un travail ou d’une zone client comme des voyages pour le carburant, les fournitures, les pauses déjeuner ou quelque chose qui prend du temps loin du travail/projet. Il devient beaucoup plus facile d’identifier ce qui est facturable et ce qui ne l’est pas. Ces informations peuvent également être conservées et utilisées à l’avenir pour estimer un travail similaire.

Autres attributs de zone

Alors que la plupart des systèmes GPS fournissent une méthode pour créer automatiquement des zones grâce à l’importation d’un fichier externe tel qu’une feuille de calcul Excel, certains ont plus d’options de gestion de zone que d’autres. Par exemple, le système Geotab fournit des options pour gérer ces zones créées automatiquement, telles que les regroupements d’expiration et de type de zone. L’option d’expiration Geotab supprime automatiquement une zone une fois la date spécifiée arrivée. Cela aide à gérer les zones qui ne sont pas utilisées régulièrement ou qui sont associées à une fenêtre temporelle définie pour un projet. Si aucune date d’expiration n’est sélectionnée, une fois qu’une zone est créée, elle peut être utilisée indéfiniment pour des tâches récurrentes pour les clients réguliers.

Plan en 3 Étapes pour automatiser l’utilisation des données du système GPS

Tout d’abord, créez les zones. Deuxièmement, signalez passivement les arrivées, les départs, l’heure à l’intérieur et l’heure en dehors des zones. Enfin, fournissez de manière proactive un rapport au personnel de comptabilité ou de facturation. Cela élimine les tâches fastidieuses requises pour suivre manuellement les heures de paie et le temps passé sur les chantiers. La compilation des informations dans un format de rapport automatisé pour votre service de comptabilité ou de facturation ne nécessite littéralement aucune action de la part du personnel de terrain ou du personnel de comptabilité/facturation, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent.