Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte ?
Les logiciels de gestion de flotte sont utilisés par des entreprises ou des organisations pour aider à gérer et à exploiter une flotte de véhicules. Le logiciel englobe plus qu’un seul programme informatique — ce n’est qu’une partie d’un vaste système électronique de gestion de flotte. Votre système peut inclure des appareils installés sur des véhicules, des applications mobiles, des plates-formes et des logiciels. Le nombre de véhicules dans une flotte peut aller de petites flottes d’une demi-douzaine de camions de service d’entreprise à de grands groupes de centaines de camions de livraison. Les flottes peuvent traverser la ville ou le pays. Par conséquent, les besoins spécifiques d’une flotte pour son logiciel de gestion peuvent différer des besoins d’une autre flotte. Cependant, tous les types de logiciels de gestion faciliteront la coordination des véhicules de la flotte et des services dont ils ont besoin grâce à diverses méthodes de collecte et de stockage électroniques. L’utilisation de données électroniques via un programme de gestion de flotte empêche la perte de documents ou l’erreur humaine lors de l’interprétation erronée des dossiers papier. Le passage à l’archivage électronique s’applique déjà à de nombreux véhicules utilitaires en circulation. Par exemple, les camions de transport et les bus commerciaux doivent utiliser des dispositifs de journalisation électroniques (ELD), selon la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA). Si vous devez les utiliser, vous pouvez aussi bien profiter des données des ELD pour améliorer la tenue des dossiers. Ces appareils peuvent aider à gérer une flotte grâce aux informations qu’ils collectent. Les ELD collectent des informations sur les enregistrements de statut de service (RODS) à utiliser lors d’audits de sécurité ou lors d’enquêtes. Les informations collectées incluent les heures de service (HOS) du chauffeur. Un gestionnaire de flotte peut agréger ces informations et s’assurer de leur exactitude pour optimiser la planification afin d’éviter le surmenage ou le sous-travail des conducteurs. Les solutions qui connectent les ELD à une plate-forme cloud permettent également aux gestionnaires de flotte de vérifier l’état d’un conducteur à tout moment depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone mobile.

Principales fonctionnalités du logiciel de gestion de flotte
Les avantages du logiciel de gestion de flotte proviennent directement des fonctionnalités disponibles et de la façon dont votre entreprise les utilise. Un progiciel complet devrait aider votre entreprise à être conforme, à améliorer la sécurité, à aider les conducteurs à naviguer, à augmenter la productivité, à améliorer les communications, à suivre les véhicules et les actifs et à collecter des statistiques vitales. Recherchez ces attributs dans un progiciel pour vous assurer qu’il est suffisamment puissant pour améliorer les opérations de votre flotte.

Conformité
Le logiciel doit aider à la conformité réglementaire. Par exemple, étant donné que les camions et les bus commerciaux doivent transporter des ELD à bord pour surveiller les HOS, un progiciel de gestion doit inclure ces dispositifs. De plus, les appareils doivent répondre aux exigences FMCSA. Le conducteur et le gestionnaire de flotte devraient tous deux avoir accès aux informations et apporter des modifications pour refléter des temps de conduite plus précis et des heures non comptabilisées sur la route. Le système devrait également permettre aux inspecteurs de sécurité des stations routières de télécharger les informations pour la vérification de la conformité. Une autre réglementation que votre parc de véhicules peut devoir respecter est le rapport d’inspection des véhicules du conducteur (DVIR) pour assurer la sécurité des véhicules. Cette méthode permet de suivre les problèmes et l’état du véhicule au fil du temps. Les directives de conformité, de sécurité et de responsabilité (CSA) mesurent sept attributs, notamment l’aptitude du conducteur, l’entretien du véhicule, les habitudes de conduite, les rapports d’accident, les HOS et l’utilisation de substances contrôlées. Si un véhicule fait l’objet d’une enquête, l’inspecteur peut exiger des dossiers d’entretien pour rester à bord du véhicule. Avoir DVIR peut aider avec cet aspect de la conformité. L’Accord international sur la taxe sur les carburants (IFTA) est une autre règle à laquelle vos véhicules peuvent devoir se conformer, surtout s’ils parcourent de longues distances à travers les frontières des États. Cet accord garantit que vous payez le montant correct pour les taxes sur les carburants. Votre logiciel de gestion de flotte doit surveiller le kilométrage des véhicules dans les États et lorsque les véhicules traversent les frontières des États.

Sécurité
La sécurité des véhicules et des conducteurs est cruciale pour le bien-être des personnes travaillant dans votre flotte, des autres sur la route et vos bénéfices. Des accidents ou des pannes entraînent des retards de livraison. Des véhicules mal entretenus réduisent la taille de votre flotte lors des réparations. Disposer d’un logiciel de gestion de flotte qui surveille la santé du véhicule et les habitudes des conducteurs permet d’atténuer ces problèmes coûteux. L’utilisation de dispositifs de surveillance appropriés sur les véhicules qui corrigent ou alertent les conducteurs en cas de conduite brutale peut réduire les accidents en formant les conducteurs à changer leurs mauvaises habitudes, notamment la vitesse, le freinage brusque ou l’accélération rapide. Des conducteurs plus sûrs aideront à obtenir des biens ou des services livrés à temps et à satisfaire les clients.

La navigation
Les itinéraires de conduite ne devraient pas perdre de kilométrage ou de temps. Un système de navigation de qualité avec un logiciel de gestion de flotte doit optimiser les itinéraires des conducteurs, qu’ils transportent des passagers ou des marchandises. Recherchez des attributs de navigation tels qu’une planification d’itinéraire efficace et des informations utiles pour le conducteur, telles que les emplacements et les coûts des péages, les emplacements des stations-service, les mises à jour du trafic, etc.

Productivité
Un fonctionnement efficace des véhicules pour réduire la consommation de carburant, améliorer l’efficacité des itinéraires et augmenter la conformité et la sécurité rendra votre flotte plus productive en réduisant les temps d’arrêt pour accidents et maintenance. Les systèmes de gestion de flotte les plus efficaces doivent fournir un ensemble complet d’options pour les véhicules, les conducteurs et les gestionnaires afin de maximiser la productivité de la flotte.

la communication
La communication avec les chauffeurs est vitale. Cependant, les conducteurs doivent pouvoir communiquer en toute sécurité sans lâcher les mains du volant ou la route des yeux. Les options de communication mains libres permettent aux conducteurs de correspondre avec d’autres sans compromettre leurs performances sur la route.

Suivi
Le suivi des véhicules et des actifs vous donne des informations sur le temps de trajet et vous alerte de tout retard potentiel dans l’arrivée des livraisons ou des véhicules. Les solutions logicielles de gestion d’une flotte doivent indiquer avec précision au gestionnaire de flotte où se trouvent les actifs ou les véhicules à tout moment.

Analytique
L’analyse des performances d’un véhicule peut aider les gestionnaires de flotte à planifier la maintenance préventive ou à déterminer quand un véhicule a besoin d’une inspection pour résoudre un problème croissant. Les analyses pour les logiciels de gestion doivent également collecter des informations sur les habitudes des conducteurs afin de permettre au gestionnaire de flotte d’améliorer la formation à des opérations sûres sur la route pour les conducteurs qui passent trop de temps au ralenti, freinent brusquement ou accélèrent.

Comment fonctionne un logiciel de gestion de flotte ?
Le logiciel de gestion de flotte n’est qu’une partie d’un système complet qui combine des appareils embarqués, des logiciels, des applications et une plate-forme principale pour créer une méthode de collecte, de rapport et de transmission de données en temps réel.
Appareils : le fournisseur de logiciels installe des appareils dans les véhicules de la flotte. Ces dispositifs devraient avoir des attributs ELD ainsi qu’un moyen de communiquer la navigation ou d’autres informations essentielles au conducteur. La taille de votre flotte détermine le nombre d’appareils dont vous avez besoin.
Logiciel s’installe sur l’ordinateur de votre gestionnaire de flotte se connecte aux appareils ou aux applications pour recueillir des informations dans des rapports ou pour communiquer avec les conducteurs. Pendant que le logiciel s’installe sur un ordinateur, il peut également se connecter à une plate-forme de stockage en nuage, comme le fait le logiciel de gestion de flotte de Rand McNally.
Applications : les applications permettent au système de gestion de flotte de se connecter aux appareils mobiles du conducteur ou du gestionnaire de flotte, tels que les téléphones ou les tablettes. Ces applications rendent les informations collectées à partir des appareils du véhicule accessibles de n’importe où.
Plateforme : la principale plateforme de gestion d’une flotte se trouve dans le cloud. Lorsque vous utilisez un système basé sur le cloud, toute personne ayant un accès autorisé au système de gestion de flotte peut afficher les informations provenant des appareils du véhicule ou du logiciel. En utilisant une plate-forme basée sur le cloud, les gestionnaires de flotte peuvent économiser de l’espace sur leurs ordinateurs et ne pas dépendre d’un seul appareil de bureau pour se connecter à la plate-forme.

Les mettre tous ensemble
La combinaison de tous les aspects du système de gestion de flotte crée un moyen cohérent pour les gestionnaires et les conducteurs d’optimiser leurs tâches individuelles. Les appareils collectent des informations à partir des véhicules sur les habitudes des conducteurs et les performances du véhicule. Un gestionnaire de flotte peut accéder à ces informations à partir d’une application ou d’un logiciel sur son ordinateur via la plate-forme basée sur le cloud pour examiner les tendances, afficher des rapports, etc. Les nombreuses façons d’interagir avec le système permettent aux gestionnaires et aux conducteurs de rester connectés, même s’ils se trouvent de l’autre côté du pays.
Considérations pour choisir le bon logiciel de gestion de flotte
Lorsque vous comparez plusieurs solutions logicielles, tenez compte de certains des aspects suivants et de leur impact sur les avantages que vous obtenez du logiciel.
Fonctionnalités : faites correspondre les fonctionnalités offertes par le logiciel aux besoins de votre flotte. Par exemple, si vous avez des camionneurs long-courriers, vous voudrez peut-être investir dans un logiciel qui inclut des moyens d’optimiser les itinéraires et d’améliorer la sécurité des conducteurs.
Flexibilité : votre entreprise subira des changements et vous avez besoin d’un logiciel de gestion de flotte qui soit adaptable afin que vous puissiez faire évoluer les fonctionnalités et les avantages selon vos besoins.
Support client : éventuellement, vous aurez peut-être besoin d’aide avec le logiciel. Un système de support client solide du fournisseur du logiciel peut garantir qu’un problème technique mineur avec le logiciel ne provoque pas de retard inutile dans les opérations.
Installation : L’installation des appareils sur votre flotte de véhicules est-elle facile ? Devrez-vous effectuer ce processus vous-même, ou le fournisseur du logiciel le fera-t-il ? Renseignez-vous également sur le coût d’installation et d’activation du logiciel. N’oubliez pas ces aspects lorsque vous choisissez le meilleur logiciel de gestion de flotte pour votre entreprise.
Processus de choix du meilleur logiciel de gestion de flotte
Plutôt que de faire un choix rapide pour un programme de gestion de flotte, suivez ce processus pour affiner les nombreuses options dont vous disposez pour en trouver un qui fonctionne pour votre entreprise. Pour commencer, vous devez savoir ce que votre entreprise a besoin du logiciel avant de pouvoir identifier les programmes avec les fonctionnalités qui amélioreront la façon dont vous gérez votre flotte.

Définir des objectifs
Avant d’identifier le bon logiciel pour votre entreprise, vous devez savoir ce que votre entreprise doit obtenir du programme. Si vous utilisez actuellement un logiciel de gestion de flotte, identifiez les défauts ou les lacunes dans les fonctionnalités dont vous avez besoin. Par exemple, votre logiciel existant peut-il surveiller les conduites difficiles telles que les freinages brusques ou les accélérations rapides ? Avez-vous besoin de surveiller cela? Lorsque vous définissez les objectifs que vous vous fixez pour votre nouveau logiciel, indiquez également comment vous mesurerez si vous avez atteint ces objectifs. Si vous voulez un logiciel pour aider votre flotte à augmenter l’efficacité énergétique, par exemple, quelle est l’augmentation minimale que vous voulez voir pour prouver que le logiciel fonctionne ?
Possibilités de recherche
Recherchez les options disponibles dans votre région qui correspondent à votre budget. Étant donné que la taille des flottes diffère considérablement, vous devrez probablement demander une tarification personnalisée pour le logiciel de gestion de flotte en fonction du type de flotte dont vous disposez et du nombre de véhicules. Au fur et à mesure que vous collectez des informations au cours de votre recherche, éliminez les programmes qui n’offrent pas de fonctionnalités logicielles de gestion de flotte qui vous aideront à atteindre les objectifs de votre entreprise pour l’exploitation de votre flotte. Par exemple, si vous avez besoin d’une surveillance de la vitesse, ne demandez pas la démonstration d’un système qui ne l’offre pas.
Demander des démos
Une fois que vous avez réduit autant que possible les options à partir de la recherche, essayez-les en demandant des démos. Cette étape vous permet d’avoir une idée directe des fonctionnalités et de voir dans quelle mesure votre entreprise peut bénéficier du système logiciel. Étant donné que le logiciel pour votre flotte est un investissement important, vous devriez avoir la chance d’en savoir plus sur le programme avant de l’acheter. Comparez les produits lors des démonstrations pour trouver la meilleure solution pour la flotte de votre entreprise.
Choisissez une option logicielle et installez-la
Une fois que vous avez choisi un programme de gestion de flotte approprié, faites installer les appareils et les logiciels sur votre flotte. Parce que vous ne voulez pas mettre toute votre flotte hors service pour l’installation, demandez au fournisseur de logiciel de venir plusieurs fois pour l’installation dans des groupes de véhicules afin de minimiser les interruptions de service.
Former les conducteurs et les gestionnaires à l’utilisation du nouveau programme
Comme pour tout nouveau système, vous devrez former tous vos chauffeurs et gestionnaires de flotte à l’utilisation correcte du programme. Planifiez des sessions de formation régulières et encouragez les conducteurs et les gestionnaires à utiliser le logiciel.
Récompensez ceux qui utilisent correctement le programme pour encourager l’adhésion
Étant donné que certains gestionnaires ou chauffeurs de votre entreprise peuvent se méfier du changement de logiciel, offrez des récompenses à ceux qui utilisent correctement les programmes pour améliorer leurs habitudes de conduite ou montrent les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte.